İş Hayatında Teklif Yönetimi Nasıl Olmalı?

İş Hayatında Teklif Yönetimi

Teklif yönetimi ile teknik detayları düşünülüp, iyi hazırlanan bir teklif, ihaleye katılacağımız firmalarla rekabetimiz açısından ve işi almamız için olmazsa olmazlardandır. Savunma sanayinde ve devlet kurumlarında teklif, kurumun ilan ettiği bir mal ve hizmet ihtiyacını karşılamak için aday olan firmaların fiyat, kalite, süre vb. açısından birbirleriyle yarıştıkları ihale sürecinde var olmak için sundukları bir doküman setidir.

Teklif, firmanın yapmaya aday olduğu iş için genellikle en ucuza ve en iyi kalitede mal ve hizmeti nasıl sağladığını anlattığı doküman setidir. Teklif sürecini doğru bir şekilde yönetmek önemli bir görevdir.

Teklif Yönetimi, Teklif hazırlama ve ihale süreçleri bazen 1 hafta bazen de aylar boyunca sürmektedir.  Savunma sanayinde ve devlet kurumlarında özellikle büyük platform (gemi, uçak, helikopter, iha, siha vb.) veya bazı sistemlerin (büyük bilgi sistemleri, radar sistemleri, aviyonik sistemleri vb.) tedariki için SSB veya resmi kurumlar tarafından başlatılan ihale süreçleri birkaç yıl kadar sürebilmektedir.

Teklif Hazırlarken Ortaklaşa Çalışan Birimler

• Proje yönetimi
• Kalite
• Finans ve Muhasebe
• Malzeme planlama
• Konfigürasyon yönetimi
• Satın alma
• Güvenlik
• Satış sonrası hizmetler
• Lojistik destek
• Sözleşme Yönetimi

Yukarıda belirtilen  tüm birimlerin yan yana gelmesiyle, optimize edilmiş ve müşteri ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm oluşturulabilir. Teklif, bir “hazırlama” süreci değildir. Teklif, bir yönetim sürecidir. Çünkü riskin öngörülmesi ve bu riskin sipariş döneminde nelere yol açacağının önceden belirlenmesi, rekabette avantaj yaratacak düşük maliyetli çözümlerin, yüksek teknik özelliklerle optimize edilmesi, stratejinin belirlenerek uygulanması, ekonomik, politik ve teknolojik faktörlerin yakından ve dikkatle izlenerek gerektiğine önlemler alınması, hareket tarzının geliştirilmesi gibi bir dizi eylem gerektirir.

Teklif sürecinin sağlıklı ilerleyebilmesi için bütün birimlerin koordineli olarak çalışması gerekmektedir. Teklif yönetiminde tecrübe kazanılması, belirli bir kademeye gelmiş pek çok kişi için kariyer planlamasında sıçrama tahtası olarak kullanılabilir.

Teklif Yönetimi İle İlgili Bilinmesi Gerekenler

•  Teklif hazırlığı bir ekip işidir. Başından sonuna kadar, hazırlanan teklif ve eklerinin  kontrolünü, güncellenen ve üst yönetimi bilgilendiren bilgi notlarının hazırlanmasını, koordinasyon için ekipler arasında toplantılar yapılmasını içerir. Toplantıya ihalenin kapsamını dahilinde ilgili bütün birimlerin katılması gerekmektedir.

•  Her teklifin bir stratejisi ve teklif fiyatının ortaya çıkmasında etkili olan bir tahmin yöntemi mevcuttur.

Teklif yönetimi üst yönetim tarafından belirlenir ve alt kadronun çoğu zaman bundan haberi bile olmaz. Teklifi hazırlayanlar, teklif hazırlamaya yetecek ölçüde yönetimini bilmelidir. Bu ayrımı yapmak ve yönetmek de üst yönetimin bir görevidir. Üst yönetimin teklif sürecine tamamıyla hakim olması, ihalenin kazanılmasında büyük rol oynamaktadır.

Tüm dünyanın içerisinde bulunduğu Covid-19 sürecinde teklifler daha sancılı geçmektedir. Çünkü resmi kurumların büyük bir kısmı uzaktan çalışma modülüne geçtiklerinden teklif teknik sahiplerine soru sorma şansımız daha da zorlaşmıştır. O yüzden bu dönemde yazılan teknik şartname ve teknik resimlerin daha dikkatli incelenmesi gerekmektedir. Şimdiden hepinize iyi teklifler. Sağlıcakla kalın.