Zaman Yönetimi Teknikleri – Zaman Yönetimi Nedir?

Merhaba Mühendis Portalı okuyucuları! Bu yazımızda herkesin başına dert olan zaman yönetiminden bahsedeceğiz. Zaman yönetimi dediğimiz şey sorumluluklarımızın gereğini yerine getirmeye yönelik olarak yaptığımız faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve denetlenmesi süreçlerinden oluşan daimi bir döngüdür. Zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir [1]. Gelin birlikte gerek tecrübe gerekse araştırmalar sonucu oluşan kısaca maddeleştirdiğimiz başlıklara göz atalım.

Yazıdaki Başlıklar

Olumsuz Düşünceler

Olumsuz düşüncelerden kaçının. Her kurduğumuz cümleyi ‘Olumlu Hale’ getirin. Beynimizin yeniden programlanabilirliğini avantaja dönüştürün.

Neler Yapabilirim?

Ne yapabileceğinizi bulun. Kendine kendinize soru sormaya başlayın. Bu doğrultuda çıkan cevaplarla kendini yolunuzu ve hedeflerinizi belirleyin. Yöntem olarak her sabah kalktığınızda duygularınızı ya da o an ne hissettiğinizi yazın. Sadece 3 sayfa yazın ve bunları okumayın. 3 ay veya sonrasında günlüğünüzü açın ve okuyun. Bu yöntemde, neleri yaptığınızı hangi sabah ne yaptığınızı neden o şekilde hissettiğinizi daha net göreceksiniz. Ve sonrasında değişim sürecinde sizi daha net görmeyi sağlar. Bunun için ayrıca şu kitabı okuyabilirsiniz; Sanatçının Yolu – Julia Cameron

Değer Tablosu Oluşturun

Bireyin kendisi en iyi kendini bilendir. Kendi özelliklerimizi ne kadar iyi bilirsek bu konuda en iyi yardımı gene biz sağlayabiliriz. Beni diğerlerinden ayıran nedir? Karakteristik özelliklerimden hangilerine daha çok önem veriyorum? Adalet, sevgi ve özgürlük gibi değerlerimiz var. Peki bunları korumak için ne yapıyoruz? Kendimizde ne kadar sahip çıkabiliriz? Bunun için ayrıca şu kitabı okuyabilirsiniz; Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı – Stephen Covey

Odaklanma

Bir kişinin bir işe ortalama odaklanma süresi 8 sn ile 3 dk arasındadır [2]. Bu mekana, zamana ve kişinin duygu durumu ile ise sürekli değişir. İçselleştirme uygulayarak, neden ve nasıl yapmamız gerektiğinin farkında olmak ve kalbimizi açmak bu yüzden önemlidir. Bunun için ayrıca şu kitapları okuyabilirsiniz; Sihir Dükkanı- James R.Doty , Odak: Mükemmelligin Gizli Anahtari – Daniel Goleman

Stres Yönetimi

Bu adımlar içerisinde belki de hepimizi en zorlayan maddedir. Stres, sıkıntı yaratan olaylar karşısında bir tepki sürecidir. Bedensel ve fizyolojik olarak bizi etkiler. Başlangıçları kendinize dert haline getirmeyin, meditasyon yapın, yürüyüş gibi sporu hayatınıza katın. Ve en önemlisi kendinizi ifade edin.

Bunu bahsettiğimiz sabah sayfalarında yapın. Kendinize karşı dürüst olun. Unutmayın herkes aynı anda mutlu olamaz. Önceliğiniz kendiniz olsun. Bunun için ayrıca şu kitapları okuyabilirsiniz; İyi Hissetmek – David D. Burns , Zebralar Neden Ülser Olmaz – Robert M. Sapolsky

Mali Durumu Düzeltmek

Kendinize bir gelir- gider tablosu hazırlayın. Gereksiz harcamaları daha net görebilmeniz adına bunu düzenli hale getirmeye çalışın. Onlarsız da güzellikler olduğunu veya sonrasında tercih edebileceğinizi unutmayın.

Minimalist yaşamı benimseyebilirsiniz. Bu sadece az eşyayla yaşam konforunu arttırmaya çalışmak değil, aynı zamanda dönemin ilerleyişi gereği internet çağının başlamasıyla gelen bireysel zamandan ve odaklanmanın zorlaşması sonucu bazı zihinsel süreçleri de azaltmak da olabilir. Bunun için ayrıca şu kitapları okuyabilirsiniz; Küçük Güzeldir – Seth Godin , Walden Gölü – Henry David Thoreau

Hayır Diyememek

Zamana sahip çıkmamız adına en önemli adımlardan biri de karşımızdakine ‘Hayır’ diyebilmektir. Bu sözcüğü nasıl kullandığınız önemlidir; yani üslubumuz kibarca reddetmek olmalıdır. Hayatımızdaki insanlara kendi önceliklerinizin, zamanınızın değerli olduğu mesajını vermelisiniz. Bu, sizin bencil biri olduğunuz anlamına gelmez. Unutmayın ; yanlışa ne kadar çabuk hayır derseniz, doğruya o kadar çabuk gidersiniz.

“Kayıp zaman geri getirilemez.” Benjamin Franklin

Bunun için ayrıca şu kitabı okuyabilirsiniz; Hayir Diyebilme Sanati: Sinirlarin Kadar Özgürsün – Müthiş Psikoloji

Erteleme

Yapılması gereken işleri, süresiz ve sayısız kez erteleyen kişiler, zamanı doğru yönetemedikleri için gerek okulda, gerekse profesyonel hayatta güçlüklerle karışılabilirler. İşin tamamlanması gereken zaman yaklaştıkça da öfke ve stres seviyesi artış gösterir [3]. Bunun için kişi başta kendisi için belirlediği hedef ve hayallerini iyi tanımalıdır. Yarına değil şimdiye odaklı olmalıdır. Gelecek planlamada her zaman şimdiki zamanı en büyük noktada düşünmeliyiz. Ve en önemlisi doğru motivasyonunun kendiliğinden gelmesini beklemeyin. Bir şeylere başlarken sonuç almaya başlayınca motivasyon oluşur. Bunun için ayrıca şu kitabı okuyabilirsiniz; Erteleme Sanati: Oyalanma, Savsaklama ve Kaytarma Rehberi – John Perry

Bütününü Görme – Planlama

Büyük planlama yaparken gerçekçi olmak önemlidir. Haftalık veya günlük planlamada gerekse daha uzak gelecek planlamasında büyük adımlar yerine daha uygulanabilir hedef ve adımlar işinizi daha rahat yapmanızı sağlar. Bunun için en sık kullanılan Kaizen Tekniği ile küçük adımlarla sürekli iyileşim gösterebilirsiniz.

Kaizen kelimesi, Japoncada değişim anlamına gelen KAİ ve iyileştirme anlamına gelen ZEN kelimelerinin birleşiminden oluşur [4]. Hem bir kişisel gelişim hem de iş geliştirme yöntemi olarak Kaizen, sürekli daha iyisini yapmak için çalışma ve kendini veya işi geliştirme felsefesidir. Kaizen’de değişim ve gelişme için gösterilen çaba ve atılan adımlar o kadar küçüktür ki, sonuçta başarısız olmak imkansızdır. Süreç odaklı iyileşme sonucunda etkili ve kalıcı bir gelişme kaydedilir.

Hedefleri küçükten büyüğe doğru sıralayın ve her seferinde adım adım gidin. Kendi potansiyelinizin farkında olun. Savaş- kaç yerine her şeyi sırayla, gerekirse tek tek halledin. Bunun için ayrıca şu kitabı okuyabilirsiniz; Kaizen Yolu: Kücük Bir Adim Hayatinizi Degistirebilir – Robert Maurer

Öncelik Belirle

Yapacağınız işlerin hepsinin bir önceliğini belirleyin. Önem arz etmiyorsa planınıza dahil etmeyin. Acilse hemen yapın ama ikisi de değilse hayatınızdan çıkarın. Bunun için en iyi yöntem yapılacaklar listesi ya da görev listesi oluşturmaktır. İster dijital ister bir ajanda ile işlerinizi planlayın. Ve görevleri ya da hedefleri yaptıkça tik atın. Her tik attığınızda bir görev eksilecek ve daha motive olacaksınız.

“Etkili yönetim, önceliklerin başarıyla uygulanmasıdır; Liderlikse önceliklere karar vermektir.” Covey

Zaman yaratabilmek için hayatımızdaki aktif ve pasif uğraşları belirlememiz gerekmektedir. Aktif zaman dediğimiz; rapor üzerinde çalışmak, müzik aleti çalmak gibi; Pasif zaman ise; müzik dinlemek, film izlemek gibi durağan faaliyetlerimizdir. Özellikle pasif zamanı daha etkili kılmaya çalışmalıyız.